茶館物資的管理過程——采購

　　茶館物資的管理過程——采購
　　物資采購需要大量的資金，采購成本的高低對茶館的盈利有直接的顯著的利害關(guān)系。同時茶館服務(wù)質(zhì)量的好壞，很大程度上也取決于采購來的物資的質(zhì)量。
　　茶館物資采購管理工作包括采購計劃控制，即采購部門大量收集各種信息，進(jìn)行市場調(diào)查，研究茶館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門提出的物資采購申請，確定確需采購的物資種類和采購數(shù)量以及采購原則、采購渠道、采購日期，制定采購工作計劃；采購執(zhí)行控制，就是采購部門廣泛征集所需各類物資的供貨商信息，并謹(jǐn)慎審查，認(rèn)真比較各供貨商的優(yōu)劣，結(jié)合茶館經(jīng)營的實際情況，選擇合適的供貨商，實施訂貨與采購；采購過程控制，這一階段的工作是要將采購活動的資金流動和實物流動嚴(yán)格控制在計劃之內(nèi)。它包括采購成本控制和采購過程控制。采購成本控制是指采購全過程的總成本的控制，包括所有物資的采購成本、訂貨成本、倉儲成本及缺貨的機(jī)會成本等，這些成本都必須通過嚴(yán)密的核算過程控制在計劃之內(nèi)。過程控制主要是指對物資的實物交接環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，包括監(jiān)察每批訂貨與到貨的數(shù)量、價格、日期、質(zhì)量、供貨商是否相符等。通過這些嚴(yán)格的管理工作，達(dá)到以最低的成本采購到在質(zhì)與量兩方面都符合茶館經(jīng)營要求的物資的目的。
　　茶館物資采購在總體上分為儲備采購、日常采購和臨時采購三種。通常，儲備采購都是計劃內(nèi)的采購，而日常采購包括計劃內(nèi)采購和計劃外采購兩種情況。臨時采購是指茶館在運行過程中，為滿足某些突發(fā)要求(包括客人產(chǎn)生的某些突發(fā)需求，如點了某類特殊的菜肴和茶館產(chǎn)生的某些突發(fā)需求，如維修急需的某些零件)而進(jìn)行的采購。這類采購的特點是數(shù)量不大，所購物資超出采購計劃范圍。不論哪一類采購，其過程都可歸納為請購、報批和實施這三個步驟，只是不同類型的采購在這幾個步驟中有一些細(xì)微的差別。第一步是請購。屬于日常采購或臨時采購的物資，由使用部門提出采購申請，填寫請購單，并經(jīng)主管簽字。屬于儲備采購的物資，若庫存量降至保險儲備量界限時，則由倉庫填寫請購單，申請采購，并由倉庫主管簽字。第二步是報批。日常采購若屬計劃內(nèi)的，其請購單可直接報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，而計劃外的日常物資及臨時采購物資請購單，除了要報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批之外，還要呈報總經(jīng)理審批。儲備采購物資的請購單應(yīng)首先送采購部審核，由采購部主管與采購計劃相對照，確定申購物資的品種、數(shù)量及資金需求量等各方面是否與計劃相符，把好采購關(guān)。若在規(guī)定額度之內(nèi)，上報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批即可；若超出了規(guī)定額，還須再上報總經(jīng)理加批。第三步是實施。經(jīng)上述程序批準(zhǔn)的請購單必須一式三份，分別送交采購部、驗收部和財務(wù)部的應(yīng)付賬款處。采購部門根據(jù)請購單的要求，以采購計劃為指導(dǎo)，選擇合適的供貨商訂立訂貨合同，或者到市場上直接采購。還有一方面是必須加強采購憑證管理。這是采購管理科學(xué)化的重要一環(huán)。對憑證進(jìn)行保管，要求做到既能保證采購憑證的安全和完整，又能便于事后查稽。因此，采購部門要注意購物憑證的歸檔和保管。